VISIONICE DvEASY
Die führende Archivlösung für Tobit David
Mit VISIONICE DvEASY archivieren Sie sämtliche Nachrichten aus Tobit David vollautomatisch, revisionssicher und GoBD-konform und erfüllen damit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Archivierung erfolgt wahlweise vollautomatisch über zentral definierte Richtlinien oder manuell im David Client. DvEASY nutzt für die Ablage einen EASY ENTERPRISE Archivserver.
Ihre Vorteile
VISIONICE DvEASY ist als intelligentes Nachrichten-Management direkt in Tobit David integriert. Die revisionssichere Ablage gewährleistet ein Maximum an Rechtssicherheit und durch die effektive Reduzierung des Datenvolumens auf dem David Server wird dieser nachhaltig entlastet.
Über zentrale Archivierungsrichtlinien können beliebige Ordner innerhalb des Tobit Archive Systems überwacht werden. Die Berechtigungen des Benutzers werden übernommen und genau zum Zeitpunkt des Zugriffs überprüft. Ein unbefugter Zugriff auf archivierte Nachrichten ist somit nicht möglich.
Für die Nutzung des DvEASY SearchClients und des DvEASY IndexClients ist keine Softwareinstallation am Arbeitsplatz erforderlich. Diese Module sind im David Client integriert und lassen sich kinderleicht bedienen. Die Schulung der Anwender beschränkt sich auf ein Minimum.
DvEASY kann jederzeit auf ein vollwertiges DMS für die klassische Belegarchivierung oder die Nutzung von Workflows oder digitalen Akten ausgebaut werden. Gute Lösungen müssen nicht kompliziert sein.
Termin für online Demo vereinbaren
Sie möchten die E-Mail Archivierung in einer persönlichen online Demo in Aktion sehen? Dann füllen Sie bitte das Formular vollständig aus. Wir kontaktieren Sie telefonisch, um einen Termin zu vereinbaren.
- Archivierung nach unternehmerischen Erfordernissen
- Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
- Komfortable Recherchemöglichkeit in Faxen, E-Mails, Dateianhängen, SMS- und Voice-Nachrichten direkt aus dem David Client
- Nutzung bereits vorhandener Stammdaten aus dem ERP- und CRM-System für die halb- und vollautomatische Verschlagwortung
- Einfache und schnelle Integration in vorhandene Prozesse und Anwendungen
- Keine zeitaufwändige Ablage in David Ordnern notwendig
- Die gewohnte Arbeitsoberfläche bleibt unverändert
- Entlastung der Mitarbeiter
- Entlastung des David Servers
Module
VISIONICE DvEASY ist modular aufgebaut. Das zentrale Grundmodul kommuniziert mit dem David- und dem Archivserver und stellt sämtliche Funktionen für die automatische Archivierung zur Verfügung. Das Grundmodul kann jederzeit um weitere Module wie die Volltexterkennung (OCR) und den IndexClient erweitert werden. Der in David integrierte SearchClient erlaubt den komfortable und sicheren Zugriff auf archivierte Nachrichten. Unter Berücksichtigung individueller Berechtigungen, die auch unabhängig von David vergeben werden können.
- Überwachung beliebiger Tobit David Ordner (persönlich und öffentlich), bei Bedarf auch Unterordner
- Getrenntes Archivierungsverhalten bei Faxen, E-Mails, SMS- und Voice-Nachrichten
- Definierbare Aktionen nach Archivierung (löschen / verschieben / kennzeichnen)
- Automatische Archivabgrenzung
- Archivierung in frei definierbare EASY Archive und Pools (bei Bedarf in bereits vorhandene)
- Volltextindexierung von E-Mails, SMS-Nachrichten und Dateianhängen
- Frei konfigurierbare Datenbankabfragen für die Zuordnung von Faxen, E-Mails, SMS- und Voice-Nachrichten
- Frei definierbare Zuordnung zwischen Tobit David und EASY Archivfeldern (zusätzlich beliebig kombinierbar mit Datenbankabfragen)
- Verschachtelte Datenbankabfragen möglich
- Beliebig skalierbar durch offenes Lizenzmodell
- Zentral administrierbar
- Zentraler Serverdienst
- Volltexterkennung von Faxen
- Volltexterkennung von grafischen Dateianhängen in E-Mails
- ABBYY FineReader Engine 11
- Konfigurierbare Erkennungsgeschwindigkeit
- Zentraler Serverdienst
- Konfigurierbarer Funktionsprozessor
- Extraktion beliebiger Werte aus sämtlichen Nachrichtenattributen
- Nutzung von Funktionen für die Feldzuordnungen
- Dynamische Anpassung der IndexClient Masken
- Rechercheclient (im David InfoCenter integriert)
- Auswahl der Recherchearchive
- Berücksichtigung individueller Benutzerrechte
- Volltextsuche in Faxen, E-Mails, SMS und Dateianhängen
- Suche innerhalb eines Datumsbereichs
- Komfortabler Zugriff auf archivierte Nachrichten
- Vorschau auf archivierte Nachrichten
- Verschlagwortung von Nachrichten
- Manuelle und halbautomatische Indexierung
- Datenbankanbindung möglich
- Nutzung vorhandener Daten zur Indexierung
- Dynamische Gestaltung der Indexmasken
- Verschiedene Feldattribute nutzbar
- Zentrale Konfiguration
Technische Details
VISIONICE DvEASY legt archivierte Nachrichten revisionssicher im EASY ENTERPRISE Archivserver ab. DvEASY unterstützt sowohl EASY ENTERPRISE.i als auch EASY ENTERPRISE.x. Der Import erfolgt bei EE.i über den EASY Importer, bei EE.x über den XML-Server. Der Zugriff auf archivierte Nachrichten erfolgt bei EE.i über LINK Objects, bei EE.x ebenfalls über den XML-Server.
Der DvEASY Dienst wird zentral auf einem Server installiert. Dieser kommuniziert mit dem Tobit Archive System und dem Archivserver. Der Dienst kommuniziert mit den Clientkomponenten und verwaltet die Lizenzen.
Die Volltexterkennung der Faxe und grafischer E-Mail Dateianhänge, sowie die Anbindung an vorhandene Applikationen (z.B. ERP- / CRM-System), finden ebenfalls zentral auf dem Server statt.
Die gesamte Client-Server-Kommunikation erfolgt über TCP/IP. Eine Installation der Clientkomponenten auf den Arbeitsplätzen ist nicht notwendig.
Selbstverständlich kann ein vorhandener EASY ENTERPRISE Archivserver für DvEASY verwendet werden. Die Archivierung der Nachrichten kann hierbei wahlweise in frei definierbare oder bereits vorhandene Pools und Archive erfolgen.
- Unterstützt EASY ENTERPRISE.i (Link Objects)
- Unterstützt EASY ENTERPRISE.x (XML-Server)
- Beliebige EASY Archive oder Pools
- Auch vorhandene Archive oder Pools nutzbar
- Archivierung nach zentralen Richtlinien
- Freie Feldzuordnung möglich
- Kommunikation Client/Server per TCP/IP
- Serverbasiertes OCR (ABBYY FineReader Engine)
- Datenbankanbindung per OLE-DB / ODBC
- Komplett zentrale Administration
- Zentrale Rechtevergabe
- Keine Installation am Client
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